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Le salarié peut-il consulter son dossier professionnel ?

poignéedemains4Oui, la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 permet au salarié d’accéder au dossier professionnel détenu par l’employeur, qu’il soit conservé sur support informatique ou sur support papier.

L’article 39 de la loi précise:

I.-Toute personne physique justifiant de son identité a le droit d’interroger le responsable d’un traitement de données à caractère personnel en vue d’obtenir :

1° La confirmation que des données à caractère personnel la concernant font ou ne font pas l’objet de ce traitement ;

2° Des informations relatives aux finalités du traitement, aux catégories de données à caractère personnel traitées et aux destinataires ou aux catégories de destinataires auxquels les données sont communiquées ;

3° Le cas échéant, des informations relatives aux transferts de données à caractère personnel envisagés à destination d’un Etat non membre de la Communauté européenne ;

4° La communication, sous une forme accessible, des données à caractère personnel qui la concernent ainsi que de toute information disponible quant à l’origine de celles-ci ;

5° Les informations permettant de connaître et de contester la logique qui sous-tend le traitement automatisé en cas de décision prise sur le fondement de celui-ci et produisant des effets juridiques à l’égard de l’intéressé. Toutefois, les informations communiquées à la personne concernée ne doivent pas porter atteinte au droit d’auteur au sens des dispositions du livre Ier et du titre IV du livre III du code de la propriété intellectuelle.

Une copie des données à caractère personnel est délivrée à l’intéressé à sa demande. Le responsable du traitement peut subordonner la délivrance de cette copie au paiement d’une somme qui ne peut excéder le coût de la reproduction.

En cas de risque de dissimulation ou de disparition des données à caractère personnel, le juge compétent peut ordonner, y compris en référé, toutes mesures de nature à éviter cette dissimulation ou cette disparition.

II.-Le responsable du traitement peut s’opposer aux demandes manifestement abusives, notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique. En cas de contestation, la charge de la preuve du caractère manifestement abusif des demandes incombe au responsable auprès duquel elles sont adressées.

Les dispositions du présent article ne s’appliquent pas lorsque les données à caractère personnel sont conservées sous une forme excluant manifestement tout risque d’atteinte à la vie privée des personnes concernées et pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux seules finalités d’établissement de statistiques ou de recherche scientifique ou historique. Hormis les cas mentionnés au deuxième alinéa de l’article 36, les dérogations envisagées par le responsable du traitement sont mentionnées dans la demande d’autorisation ou dans la déclaration adressée à la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Le guide pour les employeurs et les salariés édité par la CNIL apporte des précisions sur les modalités de consultation du dossier professionnel du salarié, dans la fiche n°3 consacrée à ce sujet:

  • Qui ?

Tout salarié ou ancien salarié justifiant de son identité a le droit d’accéder à son dossier professionnel auprès du service du personnel.

  • Un droit d’accès à quelles données ?

A l’ensemble des données concernant le salarié, qu’elles soient conservées sur support informatique ou dans un dossier papier. Par exemple, les données relatives à son recrutement, à son historique de carrière, à sa rémunération, à l’évaluation de ses compétences professionnelles (entretiens annuels d’évaluation, notation), à son dossier disciplinaire, etc.

  • Quelles sont les limites de ce droit d’accès ?

Le salarié ou l’ancien salarié n’a pas le droit d’accéder:

– aux données concernant la situation personnelle d’un tiers, notamment d’un autre salarié (par exemple un tableau comparatif des évolutions de carrière qui aurait été glissé dans le dossier);

– aux données purement prévisionnelles de carrière (par exemple une estimation de la carrière potentielle du salarié,  un classement), sauf si ces données ont été prises en compte pour décider de son augmentation de salaire, de sa promotion, de son affectation, etc.

Un salarié doit ainsi pouvoir accéder à l’ensemble des données de gestion des ressources humaines qui ont servi à prendre une décision à son égard.

L’employeur a le droit de s’opposer aux demandes manifestement abusives, par exemple dans le cas d’un salarié qui exercerait son droit d’accès tous les 6 mois.

En cas de contestation du salarié, l’employeur doit démontrer que la demande du salarié est abusive.

  •  Comment s’exerce le droit d’accès ?

Le droit d’accès peut s’exercer soit sur place, soit par écrit, avec un justificatif d’identité. L’employeur doit répondre immédiatement si la demande est effectuée sur place, ou dans un délai maximal de 2 mois si la demande est écrite (ou s’il est impossible de répondre immédiatement à la demande sur place). Son éventuel refus doit être écrit, motivé et doit mentionner les voies et délais de recours. Une copie des données est délivrée à l’intéressé à sa demande. Le simple coût de la copie peut éventuellement lui être réclamé. Les codes, sigles et abréviations figurant dans les documents communiqués doivent être expliqués, si nécessaire à l’aide d’un lexique.

Source: cnil.fr

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